Оформлення наказів у фермерському господарстві: порядок та бланки наказів


накази ФГНаказ  – це один із видів розпорядчих документів.

Накази що стосуються основної діяльності освітлюють такі питання: — утворення, реорганізація та ліквідація, а також перейменування чи зміни у діяльності господарства;

— затвердження чи внесення змін до статуту, штатного розпису, посадових інструкцій, тощо;

—надання посадовим та службовим особам господарства  певних прав та повноважень;

— скасування вказівок попередніх наказів що стосуються основної діяльності господарства у зв’язку із закінченням терміну їх дії, звільненням чи переведенням на іншу посаду відповідальних працівників тощо.

Накази що стосуються адміністративно-господарських питань оформляють у тому випадку, коли питання потребує правового врегулювання. Зазвичай це питання, що пов”язані з:

— організацією та проведенням певних заходів у фермерському господарстві (наприклад, Про проведення річної інвентаризації);

— фінансуванням деяких  заходів (наприклад, Про розподіл коштів);

— забезпеченням працівників господарства технічними ресурсами та інвентарем  (наприклад, Про забезпечення працівників господарства спецодягом);

— призначенням відповідальних осіб (наприклад, Про призначення відповідальних за техніку безпеки);

— запровадженням незначних змін у роботі окремих підрозділів або ж працівників (наприклад, Про призначення чергових у святкові дні).

Накази, що стосуються особового складу освітлюють такі питання:

—  прийняття  працівників на роботу чи призначення їх на певну посаду;

—  переведення  працівника на іншу посаду (роботу);

—  звільнення працівника;

—  сумісництво;

— зміну біографічних даних працівника(прізвища та імені тощо);

—  заохочення працівника(нагородження, преміювання);

—  накладення дисциплінарного стягнення на працівника;

—  надання матеріальної (благодійної) допомоги;

—  надання відпусток;

—  відрядження працівника.

Дія наказу поширюється на невизначений період, якщо інші строки не передбачені самим наказом.

Накази, які ще не втратили своєї чинності, не дублюються щорічно. При потребі до них можна вносити  певні зміни.

Наказ набуває чинності в момент його підписання, якщо інші строки не зазначено в його тексті.

Зазвичай у невеликих господарствах накази оформляють у спрощеній формі. Та вони обов’язково повинні містити реквізити типових форм.

Накази обов’язково оформляють на папері формату А4 (210 х 297 мм). Складаюти накази на папері довільного формату не дозволяється.

До обов’язкових реквізитів наказу належать:

–  зображення Державного герба України;

–  назва господарства;

–   назва виду документа (НАКАЗ);

– дата  наказу;

– реєстраційний номер наказу;

– місце складання наказу;

– заголовок наказу;

– текст наказу;

– підпис керівника;

–  візи;

–   відмітка про ознайомлення з наказом і підписи відповідних осіб.

Після підписання керівником наказ (розпорядження) реєструється відповідальним працівником у книзі наказів.

Ми б рекомендували Вам ввести буквені позначення для неоднакових за змістом  наказів. Наприклад, до порядкового номера наказу про рух персоналу (приймання, переведення чи звільнення працівника) додавати букву «П» (№ 10-П); у наказах про відпустки —  букву «В» (№ 10-В); про заохочення —  букву «З» (№ 10-З).

Дата видання наказу оформлюється цифровим чи словесно-цифровим способом; номер наказу складається із знаку № та порядкового номера наказу, наприклад: 18.12.2014 № 48, або 18 грудня 2014 р. № 48. Нумерують накази на протязі  календарного року.

Заголовок наказу має викладати його основний зміст. Починається заголовок зазвичай з прийменника «про» за яким слідує віддієслівний іменник («Про створення…»,«Про затвердження…», «Про внесення змін…») або іменник, що вказує на предмет («Про підсумки…», «Про заходи…»).  Крапку у кінці заголовку не ставлять.

Сам текст наказу складається з двох взаємозалежних частин — констатуючої  та розпорядчої.

В констатуючій частині наказу вказуються цілі та завдання щодо  дій та причини видання наказу. В ній можуть бути наведені факти або ж зазначені події, подано оцінки. Зазвичай констатуюча частина наказу починається такими словами: «З метою…», «На підставі…»,«Згідно з…», «Відповідно до…» тощо. В тому випадку якщо зміст наказу не потребує роз’яснення, констатуючу частину можна виключити, а текст наказу складатиметься тільки з розпорядчої частини.

Розпорядча частина наказу повинна бути викладена в наказовій формі від першої особи однини та повинна починатися словом НАКАЗУЮ (друкують великими літерами, із нового рядка та без відступу від межі лівого берега). Далі проставляється двокрапка та із нового рядка з абзацу вказується текст розпорядчої частини наказу.

До ціє частини документа висувають ряд певних вимог, зокрема:

— зміст має бути конкретним та  зрозумілим, тобто таким, що не перекреслює зміст раніше виданих розпорядчих документів;

— не допускається вживання висловів, які можуть мати подвійне тлумачення.

Під час викладення розпорядчої частини наказу необхідно уникати неконкретних доручень, наприклад: «прискорити», «вплинути», «поліпшити»,  «звернути увагу» тощо. Адже  виконання таких  доручень  неможливо перевірити.

Розпорядчу частину наказу можна поділяти на пункти (1, 2, 3…) та підпункти (1.1, 1.2, 1.3…), що нумеруються арабськими цифрами та оформлюються з абзацу. В кожному пункті мають бути вказані виконавці,  прізвища та посада яких зазначаються у давальному відмінку, викладаються конкретні завдання та строки їх виконання.

Саме завдання формулюють за допомогою дієслів неозначеної форми — «підготувати», «організувати», «забезпечити», «розробити» тощо.

Далі наведено приклад оформлення розпорядчої частини наказу:

НАКАЗУЮ: 1.Головному бухгалтеру фермерського господарства «Зоря» Калініченко О.М. провести інвентаризацію  основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних  цінностей, грошових коштів та документів і розрахунків, що належать господарству в строк до 15 листопада 2014 року.

Строки виконання завдання можна друкувати в окремому рядку і оформляти їх як дату завершення виконання. В наказі потрібно визначати реальні строки виконання завдання (доручення), які відповідають обсягу  робіт, що передбачаються. При цьому слід враховувати час доведення інформації про завдання до конкретних виконавців.

Після основних пунктів наказу подається перелік документів, які втратили чинність або до яких будуть вноситися зміни після видання даного наказу. Далі наведено приклад оформлення запису щодо документу, який втратив чинність:

Вважати таким, що втратив чинність, наказ від 19.12.2014 № 20 «Про затвердження Положення про преміювання працівників».

У останньому пункті наказу вказують посаду, ініціали та прізвище особи, що контролює виконання наказу. Часто загальний контроль за виконанням певного наказу покладають на  заступника керівника підприємства. Далі наведено приклад оформлення останнього пункту наказу:  

Контроль за виконанням наказу покласти на заступника голови фермерського господарства «Зоря» з виробничої діяльності  Іванченка Ю. Г.

В невеликому господарстві керівник як правило особисто контролює виконання наказу. В такому випадку  останній пункт наказу виглядатиме так:

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

У наказах із основної діяльності можуть бути додатки. Посилання на них вказують  у відповідних пунктах тексту наказу. Додатки до наказу  обов”язково нумеруються (на кожному додатку у правому верхньому куті першого аркуша робиться відповідна відмітка з посиланням на наказ, на його дату та на реєстраційний номер наказу.

Накази керівник господарства підписує особисто. Коли голова фермерського господарства відсутній, то цей обов”язок покладається на особу, що його заміщує на основі відповідного наказу. Далі наведено приклад оформлення підпису документа особою, що виконує обов’язки керівника:

Виконуючий обов’язки голови фермерського господарства Петренко В. В. або В. о. директора Петренко В. В.

Після того, як наказ підписано, жодні виправлення до нього не вносяться.

Деякі накази, що видає голова фермерського господарства, можуть візуватися.

Візи на  наказ накладають виконавець та зацікавлені посадові чи службові особи господарства.

Віза офіційного документа — це реквізит, який засвідчує згоду чи незгоду посадової особи щодо змісту документа. Віза зазвичай складається з таких частин: —  посада особи, що візує документ; —  її особистий підпис; прізвище та ініціали. Візи проставляють з лицьового боку на останньому аркуші документу. В тому випадку коли місця для візи там не вистачає —  тоді її ставлять на зворотному боці  аркуша. Назви посад, ініціали та прізвища осіб, що мають візувати проект наказу, можуть друкуватися заздалегідь або  ж посадові особи вказують ці дані власноруч безпосередньо при візуванні наказу на першому примірнику документа. Якщо  ж особа, яка повинна візувати наказ, має певні зауваження чи пропозиції  щодо  його змісту, то вона складає мотивований висновок на окремому аркуші паперу, про що на документі роблять відповідний запис. Далі наведено приклад оформлення відмітки про наявність зауважень та пропозицій:

Зауваження та пропозиції додаються. Головний бухгалтер Матвієнко В. Г. 12.07.2014

Якщо  ж до документа було внесено значні виправлення, то він підлягає повторному візуванню.

Відбитки печаток на наказах, що надруковані на бланках, не проставляють.

Особливу увагу слід приділити доведенню розпорядчого документа до виконавців. Із підписаними наказами робітників ознайомлюють під особистий підпис  (у випадку якщо йдеться про персональну відповідальність окремих осіб,  а також дотримання правил охорони праці чи внутрішнього трудового розпорядку тощо). Далі наведено приклад оформлення пункту наказу про ознайомлення окремих працівників з цим наказом:

 Ознайомити з цим наказом під особистий підпис працівників Антоненко О.М.,  Кудя Р.С.,  Стеценко Д.А.

З цією  метою у наказі проставляють відмітку «З наказом ознайомлені» і в новому рядку вказують посаду (в разі необхідності), підпис особи, розшифрування підпису та дату. Таку відмітку бажано проставляти на зворотному боці останнього аркуша наказу.

ЗРАЗКИ НАКАЗІВ .

НАКАЗ (розпорядження) про прийняття на роботуТипова форма № П-1.

Наказ (розпорядження про переведення на іншу роботуТипова форма № П-5.

Наказ (розпорядження) про припиннення трудового договору (контракту)Типова форма № П-8.

Наказ (розпорядження про надання відпустки). Типова форма № П-6.

Наказ про звільнення за угодою сторін.

Наказ про відрядження.

Поделиться в соц. сетях

Share to Google Plus
Share to MyWorld

Ваш e-mail: *
Ваше ім"я: *